Case Study: Distributor FMCG yang Otomasi Penagihan dan Mengurangi Piutang Macet 40%

Distributor produk FMCG (Fast-Moving Consumer Goods) yang supply ke 200+ toko kelontong dan minimarket menghadapi masalah: piutang macet Rp 500 juta, tidak tahu stok barang real-time, dan sales order sering salah kirim karena koordinasi manual.

Masalah Utama

1. Piutang Tidak Terkontrol

• Sales kirim barang, toko bayar nanti (sistem konsinyasi/tempo)
• Data piutang ada di Excel tiap salesman (tidak terpusat)
• Toko yang sudah telat bayar 2 bulan masih bisa order barang karena owner tidak tahu
• Total piutang macet: Rp 500 juta

2. Stok Barang Tidak Real-Time

• Barang masuk dari supplier: dicatat manual
• Barang keluar ke toko: dicatat manual (lagi)
• Tidak tahu stok real-time → sering out of stock produk yang lagi laris
• Atau sebaliknya: overstocking produk yang slow-moving

3. Sales Order Chaos

• 5 salesman, masing-masing punya "catatan sendiri" (buku/WA/Excel)
• Order dari toko A kadang tercampur sama toko B → salah kirim
• Driver bingung: mana yang prioritas dulu?
• Komplain toko meningkat: "kok barangnya lama?"

4. Laporan Manual Bikin Pusing

• Owner ingin tahu: produk apa yang paling laku? Salesman mana yang perform?
• Harus minta staff kumpulin data dari 5 salesman, lalu recap manual → butuh 2 hari
• Laporan sudah jadi, data sudah basi (telat 3 hari)

Solusi yang Kami Bangun

Sistem ERP Distributor (Sederhana tapi Powerful)

1. Modul Inventory

• Track stok per produk (real-time)
• Auto-update saat barang masuk (dari supplier) atau keluar (ke toko)
• Alert: "Produk X tinggal 50 unit, segera restock"
• Histori pergerakan stok: bisa lacak barang kemana aja

2. Modul Sales Order

• Salesman input order via smartphone (tidak perlu ke kantor)
• Data langsung masuk ke database pusat
• Owner bisa lihat semua order dari 5 salesman di 1 dashboard
• Auto-cek stok: jika order melebihi stok, muncul warning

3. Modul Delivery Management

• Driver lihat list order hari ini (urut by prioritas atau rute)
• Update status: "sedang kirim," "sudah sampai"
• Toko bisa cek: "barang saya sudah sampe belum?"

4. Modul Piutang & Penagihan

• Setiap pengiriman langsung generate invoice
• Track status pembayaran: lunas, tempo, atau telat
• Auto-block order jika toko punya piutang telat >30 hari
• Reminder otomatis ke toko (via WhatsApp) H-3 sebelum jatuh tempo

5. Modul Laporan & Analytics

• Dashboard owner:
  • Piutang total: Rp X juta (berapa yang jatuh tempo hari ini?)
  • Produk best-seller bulan ini
  • Performa salesman (siapa yang omset tertinggi?)
• Export Excel untuk akuntan

Proses Implementasi

Fase 1: Audit & Mapping (3 Minggu)

Kami ikut salesman jalan selama 3 hari untuk pahami workflow:

• Cara salesman terima order dari toko
• Cara koordinasi salesman-gudang-driver
• Identifikasi bottleneck: komunikasi via WA grup yang berantakan

Fase 2: Design Database & Flow (2 Minggu)

• Entity: produk, toko (customer), salesman, order, invoice, pembayaran
• Flow: Order → Check Stok → Generate Delivery Order → Kirim → Invoice → Payment
• Validation: toko dengan piutang telat tidak bisa order

Fase 3: Development (10 Minggu)

• Backend: Laravel + MySQL
• Frontend admin: React (untuk owner & admin gudang)
• Mobile app untuk salesman: input order dari HP
• Integrasi WhatsApp API (untuk kirim reminder otomatis)

Fase 4: Pilot Test (3 Minggu)

• Jalankan sistem untuk 1 salesman + 20 toko dulu
• Training salesman: cara input order via HP
• Training admin gudang: cara kelola stok
• Parallel run selama 2 minggu (sistem baru + catatan manual)

Fase 5: Full Rollout (2 Minggu)

• Migrasi data 200 toko dari Excel ke sistem
• Training semua salesman + driver
• Go-live total: semua order wajib via sistem, tidak ada catatan manual lagi

Hasil Setelah 6 Bulan

Metrik Operasional

• ✅ Piutang macet turun 40%: dari Rp 500 juta → Rp 300 juta (karena auto-block + reminder)
• ✅ Order salah kirim turun 90%: hampir tidak ada lagi komplain salah barang
• ✅ Stock-out turun 60%: alert stok menipis membuat owner bisa restock tepat waktu
• ✅ Efisiensi penagihan: collector tidak perlu bolak-balik toko yang belum bayar (sudah auto-block)

Insight Bisnis (Yang Sebelumnya Tidak Tahu)

• Produk best-seller: Minyak Goreng & Gula Pasir (50% total omset)
• Produk slow-moving: Snack X (stok banyak, tapi jarang laku) → stop order dari supplier
• Salesman top performer: A & B (2x lipat omset salesman lain) → kasih bonus lebih
• Toko kategori langganan baik: 30 toko selalu bayar tepat waktu → kasih diskon khusus
• Toko kategori risiko tinggi: 15 toko sering telat bayar → ubah jadi cash-only

Manfaat untuk Owner

• ✅ Kontrol penuh dari jauh: owner bisa lihat semua order, stok, piutang dari dashboard
• ✅ Keputusan cepat: data real-time, tidak perlu tunggu laporan 3 hari
• ✅ Mengurangi "drama": tidak ada lagi "katanya stok ada, ternyata kosong"

ROI (Return on Investment)

• Investasi: Rp 120 juta (sistem + mobile app + training + support 1 tahun)
• Penghematan dari piutang macet: Rp 200 juta (selisih Rp 500 juta → Rp 300 juta)
• Break-even: 7 bulan
• Efisiensi lain: staff admin berkurang 1 orang (karena tidak perlu recap manual)

Tantangan yang Dihadapi

1. Salesman Senior Menolak Pakai HP

Ada salesman senior (10 tahun kerja) yang tidak mau pakai smartphone. Solusi: owner ultimatum: pakai sistem atau tidak bisa terima komisi. Akhirnya mau belajar.

2. Data Lama Berantakan

Data toko di Excel salesman A beda format sama salesman B. Migrasi data memakan waktu 2 minggu (banyak yang harus dibersihkan manual).

3. WhatsApp API Sempat Down

Reminder otomatis sempat error karena WhatsApp API bermasalah. Solusi: fallback ke SMS (lebih mahal, tapi reliable).

4. Resistensi dari Toko

Beberapa toko komplain: "kok sekarang tidak bisa kredit lagi?". Owner tegaskan: yang bayar tepat waktu tetap bisa kredit, yang telat harus bayar dulu.

Pelajaran Penting

1. Data Terpusat = Kontrol Penuh

Sebelumnya owner "percaya" data dari salesman. Setelah sistem, owner tahu angka sebenarnya.

2. Disiplin Harus dimulai dari Atas

Owner tidak boleh "kasihan" dan bypass sistem. Jika toko telat bayar tapi owner ijinkan order manual, sistem jadi tidak berguna.

3. Change Management Butuh Waktu

3 bulan pertama pasti ada drama: "sistem ribet," "dulu lebih enak pakai buku." Owner harus konsisten.

4. Automation Menghemat Waktu untuk Strategi

Admin yang dulu recap manual sekarang bisa fokus analisis: produk mana yang perlu dipromosikan, toko mana yang perlu didatangi.

Apakah Sistem Ini Cocok untuk Bisnis Anda?

Sistem ERP distributor seperti ini cocok jika:

• ✅ Supply ke 50+ toko (atau punya 3+ salesman)
• ✅ Sistem kredit/konsinyasi (piutang jadi masalah besar)
• ✅ Banyak produk (50+) dengan pergerakan stok tinggi
• ✅ Owner ingin kontrol penuh tanpa harus standby di gudang

Tidak cocok jika:

• ❌ Bisnis kecil (supply ke 10-20 toko, cash only) → Excel cukup
• ❌ Produk sedikit (5-10 item) → tidak perlu sistem kompleks
• ❌ Budget terbatas (di bawah 50 juta)

Ingin Sistem Serupa?
Setiap distributor punya tantangan unik: jenis produk, jumlah toko, area distribusi. Kami tidak jual "paket ERP," tapi bangun sistem yang sesuai operasional Anda.

Diskusi Gratis 30 Menit →